教职员工活动信息
您的活动信息
- 给你的活动起一个令人难忘的、信息丰富的、简短的标题. 它将与学院日历上的许多其他活动争夺关注.
- 提供事件的详细解释:谁,什么和为什么.
- 通过提供专业头衔来告诉我们谁是参与者, 演讲者以什么而闻名和/或简短的描述.
- Request 高分辨率图片 (300 dpi,至少3×5英寸),可用于印刷和在线宣传.
- 确定这个活动会吸引谁. 例如,“生物学专业的学生会觉得这个演讲者很有趣,因为……”.
- 如果你的活动对公众开放, 如果能找到一个太阳2平台角度,传播和营销办公室可能会引起媒体的兴趣:这是第一次,或者是更大趋势的一部分,或者是人类兴趣联系,或者是当地的角度. Judy Augsburger (jaugsburger@bb-led.com or 909.607.0713)处理媒体互动.
Space Reservation
尽早在校园预留空间 事件管理系统 (find more 策划信息 here. 如果你有问题,请发邮件 events@bb-led.com 或者打电话给设施协调员 909.607.4559. 工作人员将帮助确认您的活动不会与其他活动冲突,并可以提供有关房间设置的信息, 视听和租赁.
Collaboration
如果你需要赞助或演讲者(校内或校外), 包括HMC教职员工)参加您的活动, 提前发送请求(至少两个月或更长时间), 如果可能的话),这样他们就有足够的时间来回应(你的请求可能需要通过多个批准渠道, for example). 校外项目通常需要更多的交货时间, 知名合作伙伴/演讲者(提前6个月或以上).
Catering
如果你想包括食物, Harvey Mudd餐饮 可以为学院社区提供定制服务吗. 他们还可以就酒精饮料提供建议. 联系餐饮活动协调人 909.607.0419 or 909.607.2675.
Calendars
在每个月初,通信办公室发送有关活动的电子邮件请求. 点击链接,完成 Submit Event form for each event. 以下是您的活动将被推广的地方:
- 哈维·马德的网站,主页,在"事件"部分
- The EMS calendar, 它对克莱蒙特学院社区开放,包含所有7c的事件信息
- 克莱蒙特学院日历(在7c和订阅者网上分发). 您的活动将出现在CUC日历上, 请务必填写位于HMC在线表单中间的“摘录”字段.
- 伽利略大厅和咖啡馆的校园监视器,“事件”栏
- 校友和家长的电子通讯(如果您的活动对公众开放)
在校外举办的活动通常必须由HMC太阳2注册平台或组织赞助才能列入考虑范围.
出版物、印刷品
确定是否需要创建印刷出版物来宣传您的活动. 通信办公室可以根据您的需要创建这些文件. 取决于你的受众, 活动的时间框架和目标, 你可以考虑桌子帐篷, 明信片(用于邮寄)或海报(信件大小或小报). 请填写我们的 Creative Brief 使用我们的在线申请系统. 如果您没有权限访问Wrike系统,请联系 communications@bb-led.com. 此外,学院还提供微软Word模板,帮助您准备各种出版物.
出版物、数字
咖啡监控-传单提交程序
- 内容:传单信息必须对太阳2平台社区有潜在的用处. 活动可能由Harvey Mudd太阳2注册平台、办公室或组织主办.
- 大小:为了在咖啡显示器上正确显示,水平或方形传单是最好的.
- 信息:传单应包括所有相关信息:谁参与, what is happening, 活动的时间和地点, 成本(或免费)和简短的描述. 包括联系信息,如电话号码或电子邮件地址. 请保持信息简短易读,因为您的传单在显示器上显示的时间不超过6秒.
- 格式:提供PDF(优先),JPEG或PNG格式.
- 截止日期:如果要宣传活动,传单应该发送到 communications@bb-led.com 不少于活动前三天. 最后一分钟的公告可能会被拒绝.
- 移除日期:如果没有显示移除日期, 工作人员将在活动日期后或自行决定离开.
- 编辑:传播和营销办公室的咖啡监控主持人(communications@bb-led.com)保留修改传单的权利,以纠正任何明显的错误. 除非您在提交的文件中明确要求,否则我们不会联系您批准此类更改. 请随意参考学院的 编辑风格指南.
- 把你的传单寄到 communications@bb-led.com with the words 咖啡传单-[传单的标题] 在电子邮件主题行.
Student Press
如果时间允许,联系学生报纸,向他们提供有关活动的信息: The Student Life (weekly; editor@tsl.pomona.edu or news@tsl.pomona.edu) and The Muddraker.
Social Media
联系通讯办公室的编辑团队,帮助在社交媒体上投放广告: dindolino@bb-led.com or sabarnes@bb-led.com. 或者,直接在你的账户上发布,学院可以重新发布. 为一个事件分配一个标签来创建一个对话. 你和其他人可以在活动期间发帖,以制造更多的话题.
使用教职员工列表服务来宣传您的活动.
7Cs: faculty-l@claremont.edu, students-l@claremont.edu, staff-l@claremont.edu,
HMC: faculty@g.bb-led.com, students@g.bb-led.com, staff@g.bb-led.com,
公告也可发送至:
announce-l@claremont.edu, faculty-l@claremont.edu, students-l@claremont.edu, staff-l@claremont.edu, announce-l@bb-led.com, faculty-announce-l@bb-led.com and staff-announce-l@bb-led.com.
Advertise
如果时间和预算允许,而且活动需要的话, 您可能希望在目标出版物中购买平面广告. 学院已经为主要的演讲(纳尔逊和安嫩伯格系列演讲)做了广告 Claremont Courier and 内陆谷每日通讯. 我们还在报纸上登了广告 Los Angeles Times.
Target It
如果你的活动是对公众开放的,考虑一下接触潜在的校外观众. Budget permitting, 你可以向当地的学校分发海报或邮寄明信片, 专业组织, 宗教机构, 非营利组织和俱乐部.
Get Creative
有很多方法可以推广你的活动. 考虑在食堂内外设置信息亭, 在人行道或校园的黑板上涂粉笔. 寻找创造性的宣传机会,让你想要吸引的受众产生共鸣.
摄影、摄像
如果你想在活动期间拍照,有几个选择. 你可以自己拿, 安排学生或其他人(付费或志愿者)拍摄照片,或与通讯办公室合作聘请专业摄影师. 如果需要专业人士,请联系 communications@bb-led.com 至少提前三周. It is also possible to capture your event on video; contact communications@bb-led.com or the Helpdesk at 909.607.7777 and fill out an 视听申请表格. 您需要给演讲者一份HMC媒体发布,他们必须在活动前签名并返回(联系 communications@bb-led.com).